Ein großer Anteil von eingehendem Schriftverkehr wird im Geschäftsalltag in der Regel mit nur wenigen strategischen Geschäftspartnern ausgetauscht.
‍
So tauchen täglich wiederkehrende Schriftstücke auf, die in verschiedenster Weise weiterverarbeitet werden müssen.
‍
Mit der Starke-DMS® Belegerkennung werden diese Dokumente automatisch ausgelesen, rechtskonform archiviert und die Daten für andere Anwendungen zur Verfügung gestellt (z.B. für Sage 100 Rechnungswesen).

Durch den Einsatz von OCR Zeichenerkennung kann ein Suchbegriff an vordefinierten Stellen im gescannten Dokument ermittelt und in ein maschinenlesbares Format umgewandelt werden.
Speziell bei gleichartigen Belegen und für sich wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten kann die Indizierung somit weiter automatisiert werden.
‍
Hierdurch ist eine deutliche Entlastung von Routinetätigkeiten mit einem hohen Erfassungsaufwand möglich.

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen.

Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das Starke-DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet.
‍
Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet.

Durch den Einsatz der digitalen Personalakte wird das Suchen und Finden von Personalinformationen vereinfacht, wodurch Sie Zeit, Platz und Geld sparen.

Leiten Sie Dokumente nacheinander, parallel oder gemeinsam an mehrere Unterzeichner weiter. Legen Sie das Signaturfeld für den Vorgang des Unterschreibens fest.

Sie können Ihren Unterzeichner sogar auf Anfrage ein Dokument aus einer von Ihnen bereitgestellten Vorlage generieren lassen.

Wickeln Sie so Verträge, Genehmigungen und Vereinbarungen komplett digital und ohne Medienbruch ab. Natürlich rechtskonform.

Sparen Sie damit jede Menge Zeit und bis zu 50% der Kosten pro Vorgang.
Außerdem leisten Sie einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz durch den Wegfall von Transportwegen und Material.

Ein Großteil des elektronischen Schriftverkehrs von Unternehmen unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. Das Problem der E-Mail-Archivierung muss also dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Alle steuerrelevanten Informationen, E-Mails eingeschlossen, müssen jederzeit und unverzüglich verfügbar sein. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im E-Mail-Verkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung.

Das Starke-DMS® bietet zur Bewältigung der o.g. Herausforderungen gleich zwei Lösungsmöglichkeiten: Die Starke-DMS® MailArchiv Serverlösung und das Starke-DMS® MailAddin.
Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem IMAP-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann - rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.
Neben der serverbasierten Lösung bietet das Starke-DMS® zusätzlich eine clientbasierte Lösung: das MailAddin.
Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck, E-Mails in der Anwendung manuell zu archivieren.
Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail-Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht.

E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten im Starke-DMS® verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.

Der traditionelle Versandprozess mit den kleinteiligen Schritten Dokument erstellen, ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden wird mit Starke-DMS® SmartMail zeit- und materialsparend stark verkürzt.

Die Entscheidung über den Versandweg (postalischer, digitaler oder digitaler Brief mit E-Post) kann im DMS oder in der Warenwirtschaft (z. B. Sage 100 Warenwirtschaft) getroffen werden.

Mit dem Integrationsmodul E-Post erfolgt auf Wunsch der postalische Versand des Originalbriefs über die Deutsche Post AG.

In vielen Branchen und Unternehmensbereichen sind Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit die wichtigsten Voraussetzungen für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems.
‍
Von der Erstellung in gängigen Office-Anwendungen über die übersichtliche Versionierung und transparente nachprüfbare Protokollierung der Prozessschritte bis hin zur zentralen rechtskonformen Archivierung: das Starke-DMS® bildet die gesamte Bandbreite ab.

Alle Dokumente (z. B. Einkaufs- und Verkaufsbelege, Schriftverkehr mit Kunden) werden zentral gesteuert und sind für die Mitarbeiter immer in der aktuellsten Version einsehbar.

Befreien Sie sich von der Sorge, dass veraltete Versionen im Umlauf sein könnten.
Dank der integrierten Versionsverwaltung ist es mühelos möglich, die Entstehungsgeschichte von Dokumenten nachzuvollziehen und nach Bedarf auf frühere Versionen von Dokumenten zuzugreifen.

Mit der Starke-DMS® Vertragsverwaltung haben Sie die volle Kontrolle über all Ihre Verträge.

Egal ob Miet-, Leasing-, Wartungs-, Kauf- oder Arbeitsvertrag.Von der Vertragserfassung bzw. -erstellung und Fristenüberwachung bis hin zur rechtskonformen Archivierung.

Dank Starke-DMS® verpassen Sie keine Fristen mehr!

Die Starke-DMS® Vertragsverwaltung versetzt Sie in die Lage, Kosten zu senken, einfach und effizient zu arbeiten.

Mit den mobilen Anwendungen von Starke-DMS® haben Sie Ihr Büro immer dabei: auf Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Sie können Bilder, E-Mails und Mail-Anhänge ganz einfach von unterwegs archivieren und Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine ebenso wie E-Mails und Notizen einsehen.

Wichtige Prozesse stoßen Sie intuitiv per Fingertipp an. Auch Ihre Kollegen im Büro bleiben immer auf dem neuesten Stand. Das spart wertvolle Zeit bei Entscheidungen und Geschäftsprozessen.

Die mobilen Anwendungen von Starke-DMS® bieten somit die perfekte Lösung für den Außendienst, Geschäftsreisen und reibungslose Kundengespräche. Sie haben Ihre Daten immer im Zugriff – jederzeit und überall.

Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichsten Geschäftsprozessen. Prüfung, Freigabe und Verbuchung von Eingangsrechnungen oder die Bearbeitung der Anfragen von Neukunden, um nur einige Beispiele zu nennen.

Die Gemeinsamkeit all dieser Prozesse ist, dass einzelne Aufgaben innerhalb einer bestimmten Frist von bestimmten Mitarbeitern abgearbeitet werden müssen.
Um dies sicherzustellen, ist es notwendig, dass alle relevanten Informationen und Dokumente punktgenau ersichtlich sind.

Ihre individuellen Prozesse werden im Starke-DMS® abgebildet, mit Fristen versehen, Mitarbeitern zugewiesen und überwacht. So können Sie Zeit effizienter nutzen.