Ein Großteil des elektronischen Schriftverkehrs von Unternehmen unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. Das Problem der E-Mail-Archivierung muss also dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Alle steuerrelevanten Informationen, E-Mails eingeschlossen, müssen jederzeit und unverzüglich verfügbar sein. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im E-Mail-Verkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung.

Das Starke-DMS® bietet zur Bewältigung der o.g. Herausforderungen gleich zwei Lösungsmöglichkeiten: Die Starke-DMS® MailArchiv Serverlösung und das Starke-DMS® MailAddin. Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann - rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.
Neben der serverbasierten Lösung bietet das Starke-DMS® zusätzlich eine clientbasierte Lösung: das MailAddin. Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck, E-Mails in der Anwendung manuell zu archivieren.
Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail-Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht.

E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten im Starke-DMS® verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.